一、数字档案室定义：指国家机构、社会组织在履行主要工作职能过程中建立的，收集、管理和存储本单位办公自动化系统、业务系统产生的电子文件，以及室藏档案数字化所产生的电子档案信息，并为本单位提供公共档案信息服务的虚拟档案室。
二、数字档案室特点：
1） 管理对象的数字化。
2） 档案信息传输的网络化。
3） 业务管理的自动化。
4） 信息服务的快捷化。
三、数字档案室建设目标：
•以各机关、团体、企事业单位为对象；
•以档案目录数据库和全文数据库为基础；
•以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体；
•以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点；
•以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。
四、建设数字档案室的意义：
•数字档案室是政府电子政务建设的重要组成部分；
•是推进政府信息公开和信息开发利用工作的重要基地和窗口；
•是加快机关档案信息化进程的重要载体；
•是今后开展电子文件向数字档案馆移交的前提和基础。